Niska cena nie oznacza automatycznie, że oferta zawiera rażąco niską cenę. Wykonawca może osiągać niższe koszty dzięki doświadczeniu, własnym zasobom, korzystnym warunkom zakupowym lub sprawnej organizacji pracy. Zamawiający musi jednak zweryfikować, czy zaoferowana cena pozwala na prawidłową realizację zamówienia.
Dlatego art. 224 Pzp przewiduje procedurę badania rażąco niskiej ceny. Jeżeli zamawiający ma wątpliwości co do realności oferty, wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień. W takiej sytuacji nie wystarczą ogólne zapewnienia o efektywności czy doświadczeniu. Konieczne jest przedstawienie konkretnych wyliczeń oraz dowodów potwierdzających prawidłowość kalkulacji.
Kiedy zamawiający wzywa do wyjaśnień?
Zamawiający bada cenę wtedy, gdy wydaje się ona rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzi wątpliwości co do możliwości wykonania umowy. Obowiązek wezwania często pojawia się również wtedy, gdy cena oferty jest o co najmniej 30% niższa od wartości zamówienia lub średniej cen pozostałych ofert.
Samo wezwanie nie oznacza jeszcze, że oferta zostanie odrzucona. Wykonawca otrzymuje możliwość wykazania, że przyjęta kalkulacja jest realna i uwzględnia wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.
Dlaczego ogólne wyjaśnienia są niewystarczające?
Zgodnie z art. 224 ust. 5 Pzp ciężar udowodnienia prawidłowości ceny spoczywa na wykonawcy. Musi on wyjaśnić, z czego wynika poziom ceny oraz w jaki sposób obliczono poszczególne koszty.
Za niewystarczające często uznawane są argumenty polegające wyłącznie na:
- powoływaniu się na doświadczenie firmy,
- ogólnym wskazywaniu wysokiej efektywności organizacyjnej,
- deklarowaniu korzystnych warunków współpracy z dostawcami bez dowodów,
- podawaniu zbiorczych kwot bez szczegółowej kalkulacji,
- odwoływaniu się do oszczędności bez wskazania ich źródła.
Wyjaśnienia powinny odnosić się do konkretnego postępowania oraz odpowiadać na wszystkie pytania zawarte w wezwaniu zamawiającego.
Jakie dowody warto przedstawić?
Rodzaj dowodów zależy od charakteru zamówienia. Najważniejsze jest jednak, aby potwierdzały one argumenty przedstawione w wyjaśnieniach.
Pomocne mogą być między innymi:
- oferty dostawców i dokumenty potwierdzające ceny zakupu,
- umowy z podwykonawcami,
- kalkulacje kosztów pracy i wynagrodzeń,
- dokumenty potwierdzające posiadanie własnego sprzętu,
- wyliczenia kosztów transportu, logistyki i magazynowania,
- analizy kosztów związanych z realizacją zamówienia.
Wykonawca powinien także pamiętać o kosztach pośrednich, takich jak zastępstwa pracowników, ubezpieczenia, nadzór czy koszty administracyjne. Pominięcie istotnych elementów może podważyć wiarygodność całej kalkulacji.
Kiedy oferta podlega odrzuceniu?
Na podstawie art. 224 ust. 6 Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie złoży wyjaśnień w terminie albo przedstawione wyjaśnienia i dowody nie uzasadniają zaoferowanej ceny. Nie trzeba przy tym wykazywać celowego zaniżenia wynagrodzenia. Wystarczy, że wykonawca nie udowodni realności swojej kalkulacji.
Przed odrzuceniem oferty zamawiający powinien rzetelnie przeanalizować wszystkie przedstawione informacje. Jeżeli wykonawca uważa, że jego argumenty zostały pominięte lub ocenione nieprawidłowo, może rozważyć wniesienie odwołania do KIO (o czym więcej mowa tutaj: https://asystentprzetargowy.net.pl/zamowienia-publiczne/pytania-do-swz-a-faktyczna-zmiana-warunkow-zamowienia-kiedy-wyjasnienia-zamawiajacego-wymuszaja-przedluzenie-terminu-skladania-ofert-i-odwolanie-do-kio/).
Jak ograniczyć ryzyko odrzucenia oferty?
Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie szczegółowej kalkulacji jeszcze przed złożeniem oferty. W przypadku wezwania do wyjaśnień należy przedstawić konkretne dane, rozbicie kosztów oraz dokumenty potwierdzające przyjęte założenia. Wyjaśnienia powinny pokazywać realny sposób wykonania zamówienia, a nie jedynie deklarować jego opłacalność.
Im bardziej szczegółowe są wyjaśnienia i dowody, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania ceny i odrzucenia oferty przez zamawiającego lub KIO.
